Archivar de forma eficaz los correos electrónicos

¿Como archivar mis correos electrónicos?

El archivado es el primer proceso para una gestión de los correos electrónicos. Archivar el correo electrónico no es más ni menos que guardar una copia de seguridad. Las opciones varían, dependiendo de su servidor de correo electrónico (Lotus Domino, Microsoft Exchange etc.) y de su cliente de correo electrónico (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird etc.). Incluso si lo desea, puede olvidarse de su gestor de correo electrónico y administrarlos con Semantica DMS. Su archivo de correos electrónicos en Semantica DMS le ofrece una serie de posibilidades.

Archivar el correo electrónico de forma dosificada

Si lo que desea es incorporar un correo en un expediente electrónico en contadas ocasiones, entonces un reenvío o una exportación de este mensaje puede ser suficiente. Envíe los mensajes (como el original) a una cuenta de correo destinada a este fin (por ejemplo, semantica@su_empresa.com) o expórtelos a un archivo EML (un formato estándar compatible con Apple Mail, Outlook Express y Mozilla Thunderbird). Estos mensajes llegan finalmente en Semantica DMS con la ayuda de Semantica Popreader y Semantica Fastloader.

Archivar todo el correo electrónico

La ventaja principal de este método de archivo es que usted no se tiene que preocupar de ellos. Asegúrese de tener instalado un buen filtro de spam. Una manera de hacer esto es enviar una copia automática (CCO), a la cuenta que usted decida, de todos los correos electrónicos, tanto los entrantes como los salientes. Algunos servidores de correo electrónico admiten la replicación de los mensajes a una cuenta especial. Para ambos casos el Semantica Popreader es la solución. Desea no tocar la configuración de su servidor de correo electrónico, entonces Semantica Mailproxy es el candidato.

Independientemente del método elegido para el archivo de su correo electrónico, Semantica Mailarchiver es el componente necesario para realizar una gestión completa. Este producto, flexible y altamente configurable, permite por ejemplo añadir en cada correo electrónico un nota como: "Este mensaje esta archivado en Semantica DMS con el numero 12345678". También puede reemplazar documentos adjuntos por documentos archivados en Semantica DMS. Otro ejemplo es la capacidad de asignar automáticamente las propiedades (metadatos) basado en el remitente o destinatario. Es muy probable que Semantica DMS es la solución para sus necesidades. Explíquenos su reto, estamos preparados.