Expediente digital

Cada vez más, recibimos documentos digitales que ya no están en papel, como por ejemplo, la póliza del seguro, los extractos bancarios, las facturas de servicios energéticos, etc. Además, ¿con qué frecuencia necesita escribir una carta de su puño y letra? Aun así, usted tiene archivados todos estos documentos en carpetas. Con Semantica DMS usted no tendrá la necesidad de recoger estos documentos.

Expediente digital

El expediente correcto

En Semantica DMS se determina con anterioridad donde y como guardar un documento. Abra un expediente de un cliente, añada un documento y introduzca por ejemplo un asunto. La referencia se pone automáticamente, y de igual forma por ejemplo los datos del cliente. A partir de entonces empieza el verdadero trabajo.

Iniciar

El diseño de una carta o presupuesto se define a menudo mediante plantillas (templates). Con Semantica DMS puede administrar estas plantillas. Cuando elige una plantilla a la hora de añadir un documento, la aplicación asociada arranca para poder editarla. Las propiedades (atributos) que ha introducido están disponibles en el documento y los datos del documento, como el titulo, tema, autor, etc. están disponibles en Semantica DMS. Esta técnica proviene del proyecto de código abierto "Apache POI".

Colaborar

Si varias personas tienen que editar o modificar un mismo documento, con Semantica DMS no tendrá ningún problema. Se pueden añadir comentarios sobre los documentos de forma estándar. El control automático de la versión mantiene el histórico de los cambios en el documento. Puede establecer estados para indicar, por ejemplo, que el documento está listo para publicar o que se encuentra en fase de concepto.

Editar

Tiene un documento listo para su envío, ahora puede imprimirlo y enviarlo por correo postal. Pero aquí hablamos de "digital", ¿por qué no generar un archivo PDF y mandarlo por correo electrónico? La conversión de sus documentos a PDF es muy fácil de configurar con Semantica DMS. De igual forma enviarlos por correo electrónico. Aquí también puede usar unas plantillas predefinidas. Semantica DMS le ahorrará tiempo y dinero.

Finalizar

Para finalizar una carta o un contrato sólo necesita una firma. Con Semantica DMS es sencillo insertar una firma digital. Una marca de agua que reconoce su responsabilidad sobre el contenido del documento junto con una copia digitalizada de su firma "visual" insertada en el lugar apropiado del documento. Con Semantica DMS de el toque final a sus documentos.

Destacados

  • Uso de plantillas de documentos
  • Integración con Office
  • Añadir comentarios
  • Control de versión automatizada
  • Conversión a PDF
  • Firma digital
Expediente digital

Igual que con los correos electrónicos y documentos en papel

Tambien se puede buscar por el contenido en los documentos digitales. Más de 300 formatos de documentos están disponibles para convertir el contenido en un índice de búsqueda.

Las propiedades (metadatos) garantizan que los documentos entran en el flujo de trabajo. Al crear un documento, es posible rellenar automáticamente estas características. Sin embargo, para las demás, podemos utilizar los valores por defecto, las listas de selección y las casillas de verificación para que se convierta en un trabajo más agradable.

Con Semantica FastLoader, puede incluir fácilmente, todos los documentos digitales existentes desde el disco duro de su ordenador o desde una carpeta de red.

En realidad todas las posibilidades de documentos digitalizados y correo electrónico están al alcance de documentos digitales. Con una clara diferencia, no se puede cambiar el contenido de los correos electrónicos y los documentos digitalizados. Sin embargo, si dispone de la fuente de su documento digital, podrá cambiarlo. Si lo que desea es evitarlo, entonces Semantica DMS ofrece extensas posibilidades de autorización para inhabilitarlo.

Independientemente del formato del documento sea papel, digital o correo electrónico, Semantica DMS tiene capacidad para gestionarlos todos.