E-mailmanagement

E-mailmanagement

Een e-mailbericht is een document en we behandelen het dan ook als zodanig. Met Semantica DMS wordt e-mail onderdeel van uw informatiedossier, net als uw digitale en gedigitaliseerde documenten. Er zijn vijf verschillende aandachtsgebieden waarbij e-mailmanagement kan worden ingezet:

1. Archiveren
2. Retentie
3. Preventie
4. Kennisdatabank
5. Workflow

1. Archiveren

Vaak ingegeven door de beperkingen van de e-mailsoftware. Door de toenemende stroom van berichten ontstaan uitpuilende inboxen. Met als gevolg te grote e-mailbestanden, waardoor het terugvinden van informatie een zeer tijdrovende aangelegenheid is. Semantica DMS stroomlijnt alle berichten door automatische toekenning van eigenschappen. Het terugvinden van een e-mail in uw archief was nog nooit zo snel en gemakkelijk.

2. Retentie

Ook voor e-mail geldt een bewaarplicht, bijvoorbeeld als het een digitale factuur betreft. Aan de andere kant zijn er ook berichten die juist verwijderd moeten worden, zoals de gegevens van sollicitanten. Met Semantica DMS heeft u dit volledig in de hand. U stelt een bewaartermijn in van zeven jaar op de berichten uit de categorie 'Factuur' en een vernietigingstijdstip voor de categorie 'Sollicitatie' voor berichten ouder dan één jaar. Volledig aan te passen naar eigen inzicht of ingegeven door de wet en regelgeving.

3. Preventie

Een ongeluk, bewust of onbewust, zit in een klein hoekje. Controleren wie binnen uw organisatie met welke klanten communiceert, bepalen welke documenten je als bijlage toe mag voegen of zelfs onwelvoeglijke tekst in een bericht onderscheppen, Semantica's e-mailmanagement geeft u deze grip op uw bedrijfsinformatie.

4. Kennisdatabank

Nu u met Semantica DMS de stroom van e-mails onder controle heeft, bent u klaar voor de volgende stap. In al die berichten en bijlagen zit heel veel informatie verborgen. Door de juiste vragen te stellen komt die informatie naar boven. Deze functionaliteit is een standaard onderdeel van Semantica DMS. En met de automatische toekenning van eigenschappen is Semantica DMS in staat om uw e-mailberichten te verrijken. Met behulp van deze gerubriceerde informatie kunt u nog beter gebruik maken van de opgeslagen kennis.

5. Workflow

Combineer de gerubriceerde informatie met eenvoudige toewijzing en opvolging. Door gebruik te maken van de flexibele workflow configuratie mogelijkheden, heeft u de inbox volledig onder controle.

Op de Semantica Weblog staat een artikel dat een veel voorkomende praktijksituatie beschrijft. Lees verder...

Thijs Suijten van Semantica legt uit werke rol e-mail speelt bij het nieuwe werken en hoe e-mailmanagement werkt.